Circolare 233

N.233_24.25_Autorizzazione e Informativa Google Workspace_elenco app terze parti verificate_docenti_gennaio2025-signed

Richiesta docenti di autorizzazione alla creazione e gestione di un account “Google Workspace for Education” – Elenco applicazione di terze parti verificate.

Gianni Minerva

Docente

Si rende noto che il nostro istituto ha inserito nel PTOF, normato da specifico regolamento approvato dal Consiglio di Istituto, l’utilizzo a scopo didattico della piattaforma on-line Google Workspace for Education.

Affinché tutti i docenti possano utilizzare i propri account Google Workspace for Education, che la scuola creerà per ciascuno, e gli strumenti forniti da Google per la produttività didattica (es. Gmail, Calendar, Documenti Google, Classroom), è indispensabile esprimere esplicito consenso, conseguente alla conoscenza dell’allegata informativa specifica.

Per completezza di informazione, si riporta di seguito l’elenco delle applicazioni di terze parti, con i rispettivi link di accesso e i link delle informative di privacy policy e dei termini di utilizzo. Le predette sono state verificate dal DPO e possono essere utilizzate per la produttività didattica, previa verifica da parte del docente che i genitori/tutori degli/lle alunni/e abbiano rilasciato l’autorizzazione per l’applicativo che si intende utilizzare.

Vi invitiamo, pertanto, le SS.LL. a leggere con attenzione l’informativa, compilare e firmare il modulo di autorizzazione allegato (ALLEGATO C) per confermare di aver letto le informative e dare/non

dare l’autorizzazione per la creazione dell’account “Google Workspace for Education”.

L’ALLEGATO C dovrà essere STAMPATO, COMPILATO E RICONSEGNATO BREVI MANU AL

DOCENTE RESPONSABILE DI PLESSO entro e non oltre mercoledì 05.02.2025.

È possibile visionare il regolamento d’uso Google Workspace nella sezione LE CARTE DELLA SCUOLA – REGOLAMENTI del sito dell’Istituto: www.comprensivosancesario.edu.it

Si allegano:

Informativa ex 13 del Regolamento UE 2016/679 per il trattamento dei dati personali ai fini dell’iscrizione ed utilizzo della piattaforma “Google Workspace”
Elenco applicazioni di terze parti

Informativa ex art. 13 del Regolamento UE 2016/679 per il trattamento dei dati personali ai fini dell’iscrizione ed utilizzo della piattaforma “Google Workspace”

Si informano i Docenti e il Personale Scolastico che, al fine di garantire una migliore offerta formativa, tramite l’utilizzo delle soluzioni informatiche di Google Workspace a supporto della didattica, nonché per l’adempimento di tutte le attività istituzionali della scuola relative all’istruzione e alla formazione degli alunni e quelle amministrative a esse strumentali, l’Istituto Comprensivo statale San Cesario di Lecce con San Donato di Lecce ha deciso di avvalersi degli strumenti digitali di supporto alla didattica della piattaforma “Google Workspace”.

A tal fine, si forniscono le seguenti informazioni:

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati è l’Istituto Comprensivo statale San Cesario di Lecce con San Donato di Lecce (email: leic853003@istruzione.it, telefono: 0832 205333) nella persona del Dirigente Scolastico Prof.ssa Maria Stella Colella-

Responsabile Protezione dei Dati

Il responsabile della protezione dei dati è LIQUIDLAW Srl, contattabile all’indirizzo privacy@liquidlaw.it.

Responsabile del trattamento dei dati

Google Ireland Limited, con sede presso Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda è Responsabile del trattamento dei dati personali comunicati della scuola successivamente inseriti per l’utilizzo dei servizi di Google Workspace, ai sensi della legge europea sulla protezione dei dati (https://gsuite.google.com/intl/it/terms/dpa_terms.html).

Finalità del trattamento e base giuridica

Il trattamento dei dati personali è finalizzato alla gestione dell’attività formativa e dell’attività di supporto alla didattica e ai servizi correlati, per permettere, ad alunni e personale scolastico, di fruire dei servizi digitalizzati della piattaforma Google Workspace a supporto della didattica digitale, erogati in ambito esclusivamente scolastico per l’istruzione e la formazione degli alunni (anche per l’eventuale formazione a distanza), nonché per svolgere consigli di classe, consigli d’istituto o riunioni.

La base giuridica del trattamento è l’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il titolare, nonché l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio pubblici poteri da parte del titolare derivante da normativa nazionale.

In particolare, si tratta di servizi digitali di supporto alla didattica (o di DAD/DDI), con particolare riferimento alle esigenze dell’utenza e delle obbligazioni dell’Istituto e per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico e di rilevante interesse pubblico quali il diritto all’istruzione (art. 6, par. 1, lett. e ed art. 9, par. 2, lett.g, nonché art. 2 sexies D.Lgs. 196/2003, co. 1, lett. bb).

Categorie di dati personali

In relazione alle finalità sopra elencate, le categorie di dati personali che possono essere oggetto di trattamento diretto da parte dell’Istituto per la creazione dell’account e che saranno comunicati a Google Ireland Limited sono:

Identità informatica/creazione un account docente (dati anagrafici, nome utente, password, indirizzo email, numero di telefono per il recupero dell’account)
Foto del profilo (solo se inserita volontariamente dall’interessato)
Attività didattiche effettuate / elaborati
Comunicazioni con gli altri utenti del sistema informatico

Conferimento dei dati

L’acquisizione dei dati ed il relativo trattamento sono essenziali in relazione alle finalità sopra descritte; ne consegue che l’eventuale rifiuto a fornirli potrà determinare l’impossibilità del Titolare del trattamento (e di Google quale Responsabile del trattamento) di erogare il servizio richiesto e l’utilizzo della piattaforma Google Workspace.

Quando un utente (studente o docente) utilizza i servizi di Google, Google raccoglie anche le informazioni basate sull’utilizzo di tali servizi, tra cui:

informazioni sul dispositivo, ad esempio modello di hardware, versione del sistema operativo, identificatori univoci del dispositivo e informazioni relative alla rete mobile, incluso il numero di telefono;
informazioni di log, tra cui dettagli di come un utente ha utilizzato i servizi Google, informazioni sugli eventi del dispositivo e indirizzo IP (protocollo Internet) dell’utente;
informazioni sulla posizione ricavate tramite varie tecnologie, tra cui l’indirizzo IP, GPS e altri sensori;
numeri specifici delle applicazioni, come il numero di versione dell’applicazione; infine
cookie o tecnologie analoghe utilizzate per acquisire e memorizzare le informazioni relative a un browser o dispositivo, come la lingua preferita e altre impostazioni.

Questi dati vengono trattati da Google in qualità di autonomo titolare del trattamento (come specificato nell’informativa sul trattamento dei dati fornita da Google, i cui elementi essenziali sono riportati nel documento a seguire).

Per avere ulteriori informazioni sulla configurazione della piattaforma, sulla gestione della privacy da parte di Google, e sui termini del servizio, potete accedere ai link:

https://edu.google.com/intl/it it/?modal active=none https://gsuite.google.com/terms/education_privacy.html https://edu.google.com/intl/it_it/why-google/privacy-security/?modal_active=none

Conservazione

I dati personali saranno trattati e conservati per tutto il periodo necessario alla fruizione dei servizi erogati dalla piattaforma Google Workspace, coincidente con il periodo di permanenza dell’alunno o del docente all’interno della scuola, nonché in caso di difesa di un proprio diritto in sede giudiziaria o dinanzi autorità giurisdizionali per la durata della vertenza e, comunque, fino al termine di prescrizione dei diritti sorti dal rapporto contrattuale con Google Ireland Limited.

Gli eventuali dati presenti nella piattaforma potranno, poi, essere estratti e archiviati all’interno delle banche dati della scuola e, conseguentemente, cancellati dalla piattaforma Google Workspace.

Destinatari

I dati personali dello studente o del docente saranno trattati esclusivamente da Google Ireland Limited, Responsabile individuato dal Titolare o da soggetti (personale scolastico) autorizzati al trattamento.

Trasferimento di dati all’estero

I dati personali possono essere trasferiti verso Paesi terzi rispetto all’Unione Europea, fruendo il Titolare dei servizi “Google Workspace” offerti da Google LLC, che si avvale di sedi ubicate negli Stati Uniti. Sul tema, in particolare, si fa presente che Google LLC ha aderito al Data Privacy Framework (nuovo accordo Stati Uniti – Europa sul trasferimento dei dati). Il 10 luglio 2023, infatti, la Commissione europea ha adottato una decisione di adeguatezza stabilendo che gli Stati Uniti garantiscono un livello di protezione adeguato – comparabile alla normativa europea – per i dati personali trasferiti dall’UE alle società statunitensi che partecipano al quadro UE-USA sulla privacy. Pertanto, la base giuridica che rende lecito detto trasferimento di dati è costituita dalla “decisione di adeguatezza” adottata dalla Commissione europea (e, quindi, dall’adesione di Google al Data Privacy Framework) e dalle “clausole contrattuali standard” (c.d. SCC) sottoscritte tra la scuola e Google.

In ogni caso, l’Istituto scolastico ha adottato (insieme a Google) una serie di misure tecniche e organizzative per tutelare al meglio i dati personali di tutti gli interessati coinvolti.

Google si è, altresì, impegnata a rispettare le normative sul trasferimento dei dati di diversi paesi, compreso di quelli appartenenti Spazio economico europeo (SEE): https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=it.

Diritti

Al Titolare del trattamento l’interessato potrà rivolgersi, per far valere i propri diritti, così come previsto dagli articoli 15-22 e 77 del Regolamento Europeo 2016/679, ed ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano.

L’interessato ha sempre il diritto di esercitare la richiesta di accesso e di rettifica dei suoi dati personali ed ove applicabile ha il diritto a richiedere l’oblio, la limitazione del trattamento nonché la revoca del consenso, se richiesto.

L’interessato potrà esercitare tutti i diritti di cui sopra inviando una richiesta ai recapiti di contatto sopra indicati della Scuola o del suo Responsabile della Protezione dei dati.

L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo o una segnalazione all’Autorità di controllo dello Stato di residenza (Garante per la protezione dei dati personali).

Informazioni aggiuntive

Google Ireland Limited, fornitore dei servizi Google Workspace, ha redatto una informativa dettagliata in ottemperanza a quanto previsto dal Regolamento Europeo 679/2016 GDPR per aiutare gli utenti e i genitori a comprendere quali dati raccolgono, il motivo per cui li raccolgono e come li utilizzano che potete trovare al seguente link: https://gsuite.google.com/terms/education_privacy.html Vi invitiamo inoltre a visitare la pagina https://edu.google.com/intl/it_it/?modal_active=none che spiega i servizi di Google e l’informativa privacy di Google nel documento a seguire.

Informativa aggiornata a gennaio 2025

ELENCO APPLICAZIONI PARTI TERZE VERIFICATE

Con riferimento all’utilizzo dei servizi forniti da: https://www.canva.com/it_it/